Ein Gespräch ist transkribiert. Die KI macht daraus eine ordentlich strukturierte Aufgabenliste: Themen sortiert, nächste Schritte aufgelistet, Zuständigkeiten zugeordnet. Das sieht nach einer brauchbaren Grundlage aus. Aber wurde tatsächlich vereinbart, was dort steht? Welche Punkte waren nur Vorschläge? Und wer muss noch entscheiden, bevor jemand mit der Umsetzung beginnt?
Ich nutze KI im digitalen Projektmanagement, um Informationen aufzubereiten und Entscheidungen vorzubereiten. Dabei hilft mir eine erste Struktur. Ob sie das Gespräch richtig wiedergibt und zum Projekt passt, muss ich anschließend prüfen.
Vom Gespräch zur Arbeitsgrundlage
Für die Aufbereitung von Gesprächen nutze ich KI beispielsweise, um aus einem Transkript ein Protokoll zu erstellen und die besprochenen Punkte einem Anforderungskatalog zuzuordnen. So kann ich einzelne Themen zusammenhängend betrachten, auch wenn sie im Gespräch an verschiedenen Stellen vorkamen.
Beim Prüfen unterscheide ich zwischen dem, was besprochen wurde, dem, was vereinbart ist, und dem, was offenbleibt. Gerade diese Unterscheidung ist für die weitere Arbeit wichtig: Eine diskutierte Möglichkeit darf im Protokoll nicht plötzlich als beschlossene Aufgabe auftauchen. Fehlt eine zuständige Person oder ein Termin, muss diese Lücke sichtbar bleiben.
Ich gleiche die Aufbereitung deshalb mit dem Gespräch ab. Anschließend lässt sich klären, welche Rückfragen an die Beteiligten gehen und welche Punkte für eine Beauftragung noch konkretisiert werden müssen. Ein vollständiger wirkendes Dokument wäre wenig hilfreich, wenn es offene Fragen durch Annahmen ersetzt.
Anforderungen ordnen und Lösungswege vergleichen
KI kann mich auch dabei unterstützen, Anforderungen thematisch zu ordnen, Überschneidungen zu suchen und Fragen für die nächste Abstimmung zu formulieren. Entscheidend ist, welche Informationen ich dafür mitgebe: das Ziel des Vorhabens, vorhandene Systeme, bekannte Einschränkungen und bereits getroffene Entscheidungen.
Beim Vergleich von Lösungsansätzen brauche ich nachvollziehbare Kriterien. Was muss eine Lösung erfüllen? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wer betreut sie später? Welche Angaben fehlen für eine Einschätzung? An solchen Fragen lässt sich ein Vergleich ausrichten. Wenn Aufwand oder technische Voraussetzungen noch ungeklärt sind, gehören sie als offene Punkte in die Gegenüberstellung.
Eine Empfehlung der KI prüfe ich deshalb auch auf ihre Grundlage: Stützt sie sich auf die vorliegenden Informationen? Hat sie eine Voraussetzung ergänzt, die niemand bestätigt hat? Und würde sich die Empfehlung ändern, wenn diese Annahme nicht zutrifft?
Was ich beim eigenen Relaunch gelernt habe
Bei meinem VIERZWO-Relaunch habe ich KI für die Positionierung, das Design und die Umsetzung der Webseite genutzt. Die technische Anleitung für das Setup auf GitHub hat mir geholfen, mich in die Umsetzung einzuarbeiten.
Bei Texten, Seitenlayout und Umfang der Webseite musste ich dagegen immer wieder eingreifen. Vorschläge konnten auf den ersten Blick schlüssig wirken und trotzdem nicht zu meinem Auftritt passen. Ich musste prüfen, ob ich mich in der Sprache wiedererkenne und ob ein zusätzlicher Abschnitt den Leser*innen tatsächlich hilft.
Diese Erfahrung ist auch für meine Projektarbeit relevant: Ich brauche eine eigene Vorstellung davon, was das Ergebnis leisten soll. Sonst beurteile ich einen Vorschlag vor allem danach, ob er gut formuliert und sauber aufgebaut ist. Das reicht mir als Entscheidungsgrundlage nicht.
Was meine Aufgabe bleibt
Ich bringe den Kontext ein und beurteile, welche Konsequenzen sich aus der Aufbereitung ergeben. Dazu gehört, widersprüchliche Aussagen anzusprechen, Annahmen zu hinterfragen und Prioritäten mit den Beteiligten zu klären. Eine KI kann mir mögliche nächste Schritte vorschlagen. Ob sie zum Budget, zu den verfügbaren Kapazitäten und zum Projektziel passen, braucht eine fachliche Einordnung.
Für dich als Auftraggeber*in soll dadurch nachvollziehbar werden:
- Was wissen wir bereits, und worauf stützt sich diese Einschätzung?
- Welche Fragen müssen vor der Umsetzung beantwortet werden?
- Wer muss welche Entscheidung treffen?
- Was kann als Nächstes konkret beauftragt oder bearbeitet werden?
Bei VIERZWO unterstütze ich dich dabei, Angebote einzuordnen, Anforderungen zu klären und digitale Projekte zu begleiten. KI hilft mir bei der Vorbereitung. Die fachliche Einordnung und die Abstimmung mit dir bleiben meine Aufgabe.
Woran ich den Nutzen messe
Für mich zeigt sich der Nutzen daran, ob die Beteiligten auf dieser Grundlage weiterarbeiten können: Lassen sich Empfehlungen begründen? Ist klar, was als Nächstes entschieden oder beauftragt werden kann? Wo das noch nicht möglich ist, braucht es weitere Klärung – auch wenn das Dokument bereits fertig aussieht.
Du möchtest ein Angebot oder die nächsten Schritte deines digitalen Projekts einordnen? Lass uns gemeinsam auf die offenen Fragen schauen.