Buchhaltung als Freelancer mit sevDesk und lexoffice

Das Freelancer-Setup

Buchhaltung mit sevDesk* und lexoffice*

Wenn ihr euch gerade mit dem Gedanken beschäftigt, euch als Freelancer hauptberuflich oder als Nebenerwerb selbstständig zu machen oder sogar bereits eine gewisse Zeit als Freelancer arbeitet, dann könnte dieser Beitrag für euch interessant sein.

Sobald die erste Hürde genommen ist, indem ihr euer Gewerbe erfolgreich bei eurem zuständigen Gewerbeamt angemeldet und eine Steuernummer vom Finanzamt erhalten habt, werdet ihr euch im nächsten Schritt zwangsläufig mit der Buchhaltung und einem geeigneten Konto dafür auseinandersetzen müssen. Auch wenn jetzt vielleicht ein tiefsitzendes Seufzen in euch aufsteigt, kann ich nur empfehlen die Pobacken zusammenzukneifen und hier ein bisschen extra Zeit zu investieren – ich verspreche euch, spätestens bei der Steuererklärung holt ihr diese wieder rein.

What about?

Schließlich erging es mir dabei zunächst nicht anders als euch und ich habe einige Buchhaltungs-Tools sowie unterschiedliche Konten für Selbstständige auf dem Weg zu dem für mich idealen Freelancer-Setup getestet.
In diesem Beitrag möchte ich euch konkret von meiner Erfahrung mit den beiden Buchhaltungs-Tools sevDesk* und lexoffice* berichten. On Top erzähle ich euch noch von meinen Erfahrungen mit den Geschäftskonten Holvi und Kontist.

Buchhaltung mit sevDesk* und lexoffice*

Ihr werdet euch vielleicht fragen, weshalb ihr euch überhaupt mit eurer Buchhaltung beschäftigen solltet und weshalb es durchaus sinnvoll sein kann, etwas Geld in ein geeignetes Tool zu investieren.
Die Antwort auf die erste Frage lautet schlicht: Weil ihr es müsst. Auch als Freelancer kommt man nicht drum herum, seine Geschäftstätigkeit gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Neben einer sogenannten Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)* zur Ermittlung des Gewinnes (Vorsicht: Bei Personen- und Kapitalgesellschaften gelten wiederum andere Regeln; Stichwort „Bilanz“), solltet ihr auch in der Lage sein ordnungsgemäße Rechnungen* zu schreiben. Fallt ihr zusätzlich noch unter die Umsatzsteuerpflicht*, wird es mitunter etwas knifflig.
Die beiden Tools sevDesk* und lexoffice* helfen euch dabei, den Papierkrieg möglichst schon im Keim zu ersticken, sodass euch am Ende des Tages auch wirklich genug Zeit für euer eigentliches Business bleibt. Kurzum tauscht ihr Geld gegen Zeit und damit Raum für neue Ideen, welche euch als Freelancer auch wirklich nach vorne bringen.

sevDesk
Die Lösung der sevDesk GmbH aus Offenburg* bietet zahlreiche Features, wie zum Beispiel:

Angebote und Rechnungen schreiben*, inklusive Zeiterfassung*

Online-Banking*, inklusive Anbindung von Geschäftskonten und PayPal

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)*

Umsatzsteuervoranmeldung*

Kontaktmanagement (CRM)*

DATEV-Export* für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Bei sevDesk* handelt es sich also um ein erweitertes Rechnungsprogramm mit angeschlossener Buchhaltungssoftware. Dieses Tool soll es euch ermöglichen, eure Buchhaltung auch ohne besondere Vorkenntnisse einfach selber zu machen.

Die Softwareoberfläche wirkte auf mich im ersten Blick recht intuitiv und nach erfolgreicher Eingabe meiner Informationen konnte ich dank der Voreinstellungen auch direkt loslegen. Die Anbindung meines PayPal-Business-Accounts klappte reibungslos, mein bis dato privates Konto der N26 konnte ich zwar über eine entsprechende Schnittstelle* anbinden, allerdings funktionierte diese nur in wenigen Fällen reibungslos.
Ich bin mir dabei ehrlich gesagt aber nicht sicher, ob dieser weitgehend positive Eindruck durch meine - zwar nur schemenhaft vorhandene -Erinnerung an mein Betriebswirtschaftsstudium begünstigt war. Da müsstet ihr euch somit ein eigenes Bild machen.

Für mich fiel die Wahl deshalb auf sevDesk*, da ich über eine zusätzliche Applikation* meinen damaligen Shopify-Shop von DEADLAKE APPAREL anbinden und hierüber automatisiert Rechnungen an meine Kunden ausstellen konnte. Dieses Feature war mit wenigen Klicks über den Shopify App Store integriert und angebunden. Bei jeder Bestellung wurde hierüber automatisch ein Kunde in sevDesk* angelegt bzw. die Bestellung einem bereits bestehenden Kunden zugeordnet, eine Rechnung generiert und per E-Mail an den Besteller versendet. Durch diese Automatisierung wurde mir einiges an Arbeit abgenommen und Zeit gespart.

Zu den monatlich 15,90 Euro* ** für sevDesk kamen dadurch nochmals monatlich 10,00 Dollar für die sevDesk-Integration* oben drauf. Rechnet man zusätzlich noch monatlich 29,00 Dollar für den Shopify-Shop im Tarif „Basic“ hinzu, wurde aus einer kreativen Idee leider auf Dauer jedoch ein weniger lukratives, dafür aber etwas kostspieliges Hobby.

Ihr möchtet also einen Shop eröffnen, rechnet allerdings mit nur wenigen Bestellungen? Tut euch bitte selbst den Gefallen und prüft am besten vorab, ob der Umsatz eures Shops diese Fixkosten trägt bzw. ob euch dieses Setup die Arbeit so sehr vereinfacht, dass euch das Geld hierfür in jedem Fall Wert ist.

Für mich jedenfalls war die Kombination aus sevDesk*, den zu wenigen Bestellungen über den Shopify-Shop und die nicht ganz reibungslose Kontoanbindung letztlich entscheidend:
Bye sevDesk. Bye Shopify. Next!

lexoffice
Als Alternative zu sevDesk benutze ich mit lexoffice* seit diesem Jahr die Lösung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg*. Für mich unumstritten handelt es sich bei lexoffice* um die ideale Software für meine automatische Buchhaltung. Die Features im Tarif „lexoffice Buchhaltung & Berichte“* sind nahezu identisch zu denen von sevDesk. Ich gehe daher nicht näher ins Detail.

Die Anbindung meines Geschäftskontos und meines PayPal-Business-Accounts konnte ich mit nur wenigen Klicks innerhalb kürzester Zeit problemlos einrichten. Die automatische Belegzuordnung ist ein Traum und die Software-Oberfläche konkurriert auf gleichem Level mit der von sevDesk – einfach und übersichtlich. Sicherlich profitiere ich hier auch von meiner Vorerfahrung mit sevDesk, weshalb mir der Umstieg sehr einfach fiel.

Die monatlichen Kosten bei lexoffice* liegen abhängig vom gewählten Tarif monatlich bei regulär 7,90 Euro bis 16,90 Euro**. Im Augenblick (April 2020) zahlt ihr im Tarif „lexoffice Buchhaltung & Berichte“ in den ersten zwölf Monaten sogar monatlich nur 10,98 Euro** (Angebot von lexoffice*).

Entscheidet ihr euch am Ende für die Kombination aus der automatischen Buchhaltungssoftware lexoffice und dem intelligenten Geschäftskonto von Kontist, zahlt ihr im Tarif „lexoffice Buchhaltung & Berichte“ für eure Buchhaltung aktuell in den ersten zwölf Monaten sogar nur die Hälfte (8,45 Euro**).

Kontoführung mit Holvi und Kontist

Neben meinem Privatkonto bei der N26 wollte ich ein Geschäftskonto eröffnen, um meine Finanzen als Freelancer und denen als Privatperson sauber voneinander getrennt im Blick behalten zu können. Meine Wahl fiel hierbei zunächst auf das Angebot von Holvi. Da ich bei N26 bereits Privatkunde bin, konnte ich kein zusätzliches Geschäftskonto eröffnen. Grundsätzlich bietet N26 jedoch auch kostenfreie Geschäftskonten für Freelancer.

Die Eröffnung meines Holvi-Kontos klappte papierlos, online und in nur wenigen Minuten. Pluspunkt. Holvi selbst wirbt damit das „Zeitsparkonto für Selbstständige“ zu sein. Ironischerweise kann ich diesen selbst verliehenen Titel nicht bestätigen, da sich Holvi meiner Erfahrung zu Folge bei der Abwicklung von Überweisungen sehr viel Zeit lässt . Solltet ihr also auf Transaktionen in Echtzeit angewiesen sein oder darauf besonderen Wert legen, kann ich euch Holvi nicht unbedingt empfehlen.

Zwar bietet Holvi euch neben dem eigentlichen Banking-Feature noch die Möglichkeit Rechnungen für eure Kunden zu erstellen, zu versenden und eure Buchhaltung zu erledigen. Um die von Holvi angebotene lexoffice-Integration (nicht inklusive) werdet ihr jedoch meiner Meinung nach nicht herumkommen. Zumal im kostenlosen Tarif „Starter“ lediglich drei Rechnungen pro Monat inklusive sind. Das Buchhaltungs-Feature von Holvi ist nach meiner Beurteilung nur sehr rudimentär und für ein wirklich professionelles Business nur bedingt geeignet.

Schaut man in das Kleingedruckte auf der Startseite von Holvi könnte einem zusätzlich Folgendes etwas spanisch vorkommen:
„Holvi Payment Services Oy wird von der Finnischen Finanzaufsichtsbehörde "FIN-FSA" als autorisiertes Zahlungsinstitut beaufsichtigt. Das von Holvi angebotene Konto ist ein Zahlungskonto und die auf dem Konto gehaltenen Einlagen werden als getrennte Kundengelder geführt. Einlagen, die sich auf Zahlungskonten befinden, sind nicht über die Einlagensicherung geschützt, ebenso erhalten die Einlagen keine Verzinsung.“

Hinter Holvi verbirgt sich demnach ein finnisches Unternehmen mit Sitz in Helsinki. Eure Einlagen sind in nicht gesichert und als Sparkonto ist Holvi ebenso wenig geeignet, da es keine Zinsen auf eure Einlagen gibt.

Seit meinem Wechsel zu lexoffice verwende ich Kontist* als Geschäftskonto. Die Kontoeröffnung klappte ebenso reibungs- und papierlos. In weniger als 20 Minuten konnte ich mit der zugehörigen Kontist-App und unmittelbar nach der Kontoeröffnung mit einer virtuellen IBAN und Kreditkarte meinem Business nachgehen. Wenige Tage später landete auch die physische Karte im typischen Kontist-Lila bei mir im Briefkasten, welche ich nur noch in der App aktivieren musste. Ehrlich gesagt könnte die physische Karte etwas hochwertiger gestaltet sein. Diese wirkt leider etwas billig, erfüllt allerdings ihren Zweck und stört aufgrund der recht dünnen Plastikpappe auch nicht allzu sehr im meist ohnehin schon mit Plastikarten überfüllten Geldbeutel.

Worin aber besteht nun konkret der Unterschied zwischen Kontist und Holvi?

Nun ja – im Gegensatz zu Holvi überlässt Kontist die Buchhaltung den Profis und setzt auf eine nahtlose Integration zu lexoffice* bzw. zu den Alternativen FastBill und debitoor.

Als erfolgreicher Freelancer habt ihr bestenfalls regelmäßig Einkünfte aus selbständiger Arbeit und müsst diese zusammen mit eurer Einkommenssteuererklärung am Ende des Jahres dem Finanzamt gegenüber erklären. Jeder weiß: Kein Gewinn bleibt steuerfrei und idealerweise habt ihr die fällig werdende Steuerzahlung in weiser Voraussicht bereits zur Seite gelegt.

Kontist zeigt euch mit jeder Transaktion, wie viel Einkommen- und Umsatzsteuer fällig werden und legt entsprechende Beträge beiseite. Ihr wisst also zu jeder Zeit, was ihr auf der hohen Kante habt und euch erwartet somit erwartet kein böses Erwachen bei der Einkommensteuererklärung bzw. der Umsatzsteuervoranmeldung. Euer Kontist-Konto liegt bei einer deutschen Vollbank und eure Einlagen sind bis 100.000 Euro gesichert.

Möchtet ihr die automatische Steuerberechnung nutzen, dann solltet ihr gleich zu Beginn den Tarif „Premium“ wählen. Die Kombination aus Kontist und lexoffice gibt es im Tarif „Duo“ bereits ab 12 Euro im Monat.

Mein Fazit

Ich nutze seit diesem Jahr die Kombination aus Kontist und lexoffice* im Tarif „Duo“ bzw. „lexoffice Buchhaltung & Berichte“* und bin damit absolut zufrieden.

Die Buchhaltung geht mir einfach von der Hand, die erste Umsatzsteuervoranmeldung in diesem Jahr war in unter fünf Minuten erledigt und die automatische Belegzuordnung schafft zusätzliche, zeitliche Freiräume, in denen ich kreativ an wichtigen Projekten arbeiten kann. Ich habe zu jeder Zeit meine Finanzen und Buchhaltung im Blick und in der Hosentasche – die Apps von Kontist und lexoffice* arbeiten wunderbar zusammen. Für mich also das ideale Freelancer-Setup!

Euer Dominik von VIERZWO

Text: Dominik Birk

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